FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
La administración de toda la documentación nunca fue más fácil.

La gestión documental consiste en un conjunto de técnicas y prácticas usadas para administrar toda la documentación de una organización (emails, PDFs, Words, planos, audios, vídeos, etc.). No existen dos organizaciones idénticas, por lo que la gestión de esos documentos deberá adaptarse a cada empresa, permitiendo:

Recuperar la información
Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse
Eliminar los que ya no sirven
Asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos
Con toda esta documentación en el sistema, podemos hacer que éste reparta las tareas a los diferentes usuarios, con flujos de trabajo digitales, que permiten una mayor rapidez, eficiencia y seguridad en los procesos de la organización.
La gestión documental digital replica digitalmente los procesos de negocio de una empresa para incrementar su competitividad, eliminando los problemas operativos y los costes asociados al manejo de papel. Con este sistema conseguimos hacer los procesos de nuestra oficina automáticos y digitales.
La gestión documental digital no sólo implica importantes ahorros, sino que, además ayuda a la empresa a mejorar los procesos de trabajo en el día a día y ofrecer a sus clientes un mejor servicio. Aumenta la productividad y reduce costes. Algunas de las tareas que la gestión documental puede hacer más eficientes son la importación y almacenamiento de documentos, las búsquedas de información y los flujos de trabajo.
Varias son las ventajas de integrar un sistema de gestión documental en los procesos de trabajo habituales de una empresa, aunque algunas de las más destacables son:
Reduce y ahorra tiempo
Optimiza recursos
Seguridad, rapidez y agilidad
Mejora la imagen corporativa de la empresa
Contribuye a la conservación del medio ambiente

La Sección de Gestión Documental, a través de. la Unidad de correspondencia se encarga de gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación, registro, clasificación y distribución de las comunicaciones oficiales

 En contribución con la observancia plena de los principios que rigen la Administración pública, ésta Unidad de correspondencia cuenta con el recurso humano suficiente y capacitado, así como de los medios necesarios que permitan la recepción, distribución, dirección y control oportuno del trámite de las comunicaciones internas y externas.
Para llevar a cabo el proceso de trámite de las comunicaciones oficiales en la Universidad del valle, cada dependencia cuenta con un funcionario designado para recibir y entregar comunicaciones a los auxiliares de oficina de la Sección de Gestión Documental para su respectivo trámite , previo cumplimiento de los horarios establecidos para el desarrollo de éstas actividades.


BIBLIOGRAFIA

https://infocopysolucionesdeimpresion.wordpress.com/2010/11/15/definicion-y-funciones-de-la-gestion-documental/

http://gestiondocumental.univalle.edu.co/funciones


Comentarios

  1. idrissradden5 de marzo de 2022 a las 7:44 a.m.

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