¿Que es administración documental?

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

La administración documental regula la función archivista en las empresas, formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que la administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente.

Vemos que actualmente hay una cierta preocupación por el papel de la administración documental en el país y se plasma en los testimonios de la doctora Marcela Otálora Restrepo, este fue el mensaje que se le compartió a cerca de 35 clientes invitados por REDSIS a un desayuno de trabajo, para presentarles su solución Administración Documental:

“El objetivo de esta charla era transmitirles la importancia que sigue teniendo el papel como documento, porque estamos hablando de nuevas tecnologías de documentos electrónicos, sistematizados, digitales y queríamos recordarle a la gente que en Colombia todavía seguimos necesitando el papel para muchos asuntos legales, fiscales, administrativos y que esas soluciones de Gestión Documental sistematizadas, mejoran el manejo de documentos en papel, mejoran los archivos en general, pero no los elimina ni los obvia que es la idea equivocada que tienen muchos.”

Es claro que estos testimonios son ciertos, pues muchos obvian el significado de documento en papel, piensan que los documentos en soporte papel son simplemente basureros que acumulan las empresas por obligación y no se dan cuenta del valor trascendental en la toma de decisiones que tienen estos. Por estos motivos creo que el papel del archivista o archivero en Colombia se toma en segundo plano, por tal motivo las empresas no se preocupan por capacitar a sus archiveros y es cuando se presentan los factores de error. Esta claro que hoy hay muchas tecnologías para la conservación documental y que tiene que estar presentes en la administración documental, pero no se debe perder el significado de documento en papel.

La administración documental tiene un rol trascendental ya que su fin es el de servir la información de forma precisa, ágil y oportuna. Pero la administración documental tiene un papel muy amplio y no es tan general ya que se encarga de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información. En la idea anterior vemos el papel tan importante de los archiveros y la administración documental, para dar soluciones y planes de gestión documental a las empresas que lo requieran de forma efectiva y concreta.

Flujo del Sistema de Gestión Documental

Bases de Datos: La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la administración documental: la proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los documentos como soporte de información valiosa para la organización. Esta tendencia se agudiza todavía más en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet.
Redes : Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la información por Internet.
Usuarios : A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados dentro del Sistema de Gestión Documental permitiendo así, realizar la consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.
Administradores: Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación física del documento original y asignando, a cada documento lógico, las claves de acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.

Desde un punto de vista de administración documental, uno de los principales problemas es cómo identificar los documentos dentro del entorno de la Base de Datos, saber qué parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una Base de Datos simplemente contiene información para realizar cálculos u operaciones. En el otro extremo, está la opinión de que una BD es el resultado de las actividades de la empresa y por ello se las puede considerar documentos de gestión

BIBLIOGRAFIA
https://es.wikipedia.org/wiki/Gestión_documental
admdocumentalsenavirtual.blogspot.com/2008/03/la-administracion-documental.html